Kein Vorgang
Dieselbe Anlage hatte eine Zeile, einen Mailverlauf und einen Ordner.
Beispiele · Gebäudetechnik · Beispielbetrieb
Von der Tabelle zur Akte bis zur Schlussrechnung
Anfrage, Angebot, Termin, Einsatz und Rechnungsentwurf hängen an einem Vorgang. Verschickt wird die Rechnung von einem Menschen.
- Eine Anfrage wird eingeschätzt, bevor jemand hinfährt.
- Angebot, Zusage und Techniker liegen auf demselben Vorgang.
- Fotos gehören zur Akte, nicht in einen privaten Chat.
- Der Rechnungsentwurf steht nach dem Einsatz. Raus geht er erst nach einem Blick.
Nachgezeichnetes Beispiel. Namen und Ansichten sind erfunden, der Ablauf ist so gebaut, wie er in einem Betrieb dieser Art klemmt.
Der Status lebte in drei Programmen
Die Tabelle sagte „angeboten“, die Mail sagte „zu“, die Fotos lagen beim Techniker. Die Rechnung wartete, bis jemand das zusammenführte.
Büro, zwei Techniker, Mischung aus Neubau, Wartung und Notfällen
Fotos ohne Ort
Der alte Kessel war fotografiert und im Chat untergegangen.
Rechnung zu spät
Abgerechnet wurde, wenn jemand Zeit hatte, die Zettel zu suchen.
- EingangMail ohne Fotos. Rückruf, um zu verstehen, was für ein Gerät das ist.
- TerminSteht im Kalender, nicht an der Anfrage.
- Nach dem EinsatzTechniker diktiert. Büro sucht das Angebot.
- Zwei Wochen späterRechnung. Die Kundschaft hatte den Zusammenhang schon vergessen.
Wie es danach läuft
Schritt 1
Erst verstehen, dann fahren
Anlage, Baujahr, Symptom, Foto, Entfernung. Das Büro sieht, ob ein Techniker reicht oder ein Angebot vor der Fahrt sinnvoller ist.
Schritt 2
Ein Vorgang für alles danach
Zusage, Termin und Name des Technikers hängen daran. Wer den Vorgang öffnet, sucht nicht in drei Programmen.
Schritt 3
Rechnung als letzter Schritt, nicht als Suche
Nach dem Einsatz steht der Entwurf neben den Fotos und dem Angebot. Ein Mensch prüft und verschickt. Die Akte bleibt, auch für die nächste Wartung.
Was sich für wen ändert
Büro
Danach. Rechnet aus der Akte, nicht aus der Erinnerung.
Vorher. Hat Zettel und Mails zusammengesucht.
Techniker
Danach. Hängt Fotos an den Vorgang, den es schon gibt.
Vorher. Schickte Bilder in den privaten Chat.
Kundschaft
Danach. Erhält eine Rechnung, die zum Besuch passt.
Vorher. Bekam sie, wenn das Büro die Unterlagen gefunden hatte.
Geld bleibt liegen, solange die Ausführung und die Rechnung nicht zusammenfinden. Der Mehrwert ist die Akte, die den Weg von der ersten Mail bis zum Entwurf nicht abreißt. Nicht ein weiteres Programm neben den alten.
Dafür ist es gebaut
- Viele kleine Einsätze und ein paar größere Angebote parallel.
- Fotos, Status und Rechnung leben heute getrennt.
- Sie wollen vorhandene Buchhaltung behalten und nur die Akte davor bauen.
Dafür nicht
- Sie brauchen eine zertifizierte Branchensoftware für das gesamte Handwerk. Dann ergänzen wir nur die Lücke.
- Fünf Rechnungen im Monat, alles im Kopf.
- Die Rechnung soll ohne Prüfung automatisch raus.
Passt das zu Ihrem Ablauf?
Im Erstgespräch sagen wir, welcher Baustein zuerst kommt und was noch warten kann.
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